Agdahoe Heights

Hur ett 5-stjärnigt hotell migrerade sitt PMS under pandemin

The Aghadoe Heights Hotel & Spa är ett lyxigt femstjärnigt irländskt hotell med utsikt över de spektakulära världsberömda sjöarna i Killarney och den magnifika MacGillycuddy’s Reeks-bergskedjan. Med fantastisk panoramautsikt består Aghadoe av 74 eleganta sovrum och sviter, några med privata balkonger.

Windward Management, ett ledande företag inom hotellsektorn som förvaltar och driver hotell på uppdrag av sina ägare, beslutade att främja sin befintliga relation med Hoist Group och installera HotSoft PMS på Aghadoe Heights 2020. Då 11 av deras hotell redan utnyttjar Hoist Groups teknik, var samarbetet vid Aghadoe bara en naturlig förlängning.

Aghadoe Heights

Krav

Aghadoe Heights behövde en fastighetshanteringslösning (PMS) som skulle samverka med befintliga system såsom bokningssystem (Booking Engine, Global Distribution System, Channel Manager & Rate Management-programvara), Point of Sale (för korsavgifter), spa, golf & fritid-centersystem, telefon, kreditkort, dörrlås, BMS (Building Management Software) och ekonomi, t.ex. Sage.

Windward Management har använt olika PMS-system i sina olika fastigheter och har alltid gett positiv feedback på Hoist Groups HotSoft PMS när det gäller användbarhet, stabilitet, rapportering och support.

I en kommentar om deras erfarenhet av att använda HotSoft PMS sade Stephen Williams som är Director of Sales & Marketing på Windward Management: ”Från ett kundperspektiv kan HotSoft PMS stödja komplexa bokningsarrangemang där det bokas flera rumstyper och konfigurationer (barn, barnsängar och åldersnivåer), mat & dryck, spa, golf och tillägg, vilket inte alltid är möjligt med andra system. Ur ett Capex-perspektiv säkerställer regelbundna uppdateringar att HotSoft PMS livslängd förlängs, vilket innebär att ytterligare ersättningskostnader i framtiden upphävs.

 

HotSoft PMS

HotSoft PMS

Rate Manager

Rate Manager

Utmaningar

Under Covid-19-pandemin uppdaterade Winward Management PMS-systemen i några av deras hotell, inklusive en uppgradering av HotSoft PMS till den senaste versionen. Både Windward och Hoist Group har en kultur av säkerhet och transparens och upplevde inga större installationsproblem trots pandemin.

Stephen kommenterade: ”Hoist-teamet var väl medvetet om våra säkerhetsprotokoll och följde dem hela tiden. Teamet arbetade hårt för att ge det stöd som krävs för att underlätta fjärrarbete och uppdaterade rapporteringskrav för chefer och ägare. Detta gjorde det möjligt för Aghadoes team att fortsätta med den regelbundna verksamheten på ett effektivt och säkert sätt, så att de kunde reagera på bokningsmönstren.

Stephen berömde teamet med orden:

Supporten från Hoist Group i Kilkenny har varit fantastisk. Vi skulle se vårt förhållande med Hoist som ett partnerskap som har gått från styrka till styrka genom åren. De har varit otroligt stöttande under hela utvecklingen av Windward och gjorde ett utmärkt arbete under lockdown när vi ställde om till fjärrarbete. Vi  värderar supporten från Hoist högt och tycker att det är oerhört bra att deras irländska supportteam har direkt erfarenhet av att arbeta på hotell, därför förstår de de komplexa kraven i vår bransch.”

 

Lösning

Ett bra PMS är hjärtat av mjukvaruprogrammen i ett modernt hotell där gränssnittet behöver fungera sömlöst med en myriad av andra system. Genom att använda våra öppna API:er integrerade vi HotSoft PMS med en mängd andra system på Aghadoe. HotSoft PMS levereras med ett brett utbud av moduler som är kraftfulla på egen hand, men ännu bättre tillsammans:

Spa

HotSoft Spa-modulen är designad för att möta de komplexa behov som finns i att hantera och driva en modern spaanläggning. Den flexibla och användarvänliga modulen består av allting du bör förvänta dig av ett förstklassigt bokningssystem. Hantera schemaläggning, kassaapparat, tillgänglighet och behandlingsrum.

Sales & Marketing

Sales & Marketing-modulen underlättar och förbättrar dina gästrelationer och din försäljning genom integrerad aktivitetshantering och automatiserade och schemalagda e-mail till dina gäster. HotSofts Contact Manager-funktion gör det också enklare att hålla din gästdatabas uppdaterad.

Property Owner

Property Owner-modulen är idealisk för fastigheter med delat ägarskap, genom funktioner för provisionsuträkning till externa stug- eller lägenhetsägare. Den ger också försäljningsstatistik och rapporter för sammanställning och redovisning.

FrontOffice

FrontOffice är grunden i HotSoft PMS och har all funktionalitet som behövs för att driva en hotellverksamhet. Med FrontOffice kan du hantera bokningar, kunddata och ekonomi, inklusive bokning av enskilda bäddar och campingplatsbokningar.

Conference

Conference-modulen gör det enkelt för dig att hantera planering, bokning av olika lokaler och betalningar för konferenspaket. Den har all funktionalitet som behövs för att driva en konferensverksamhet med eller utan tillhörande hotell.

Allotment

Allotment-modulen ger dig en överblick över bokningsavtalen med dina samarbetspartners och hanterar tilldelade rumsnätter för dina resebyråer.

Enterprize

Enterprize-modulen är skapad för hotellgrupper och hotellkedjor. Den ger dig funktioner för centraliserad bokningshantering, kurshantering och omplacering av gäster mellan dina hotell. Den ger dig även värdefull gruppstatistik och nyckeltal.

BackOffice

Planera arbetet, effektivisera arbetsprocesserna och öka servicegraden till gästerna med HotSofts molnbaserade modul för uppdragshantering. BackOffice har ett brett utbud av funktioner som är utvecklade för att effektivisera och förenkla arbetsprocesser.

HotSoft Online

HotSoft Online-modulen möjliggör integrerad onlinebokning för HotSoft PMS – direkt från din webbsida. Bokningsmotorn har en användarvänlig design som kan anpassas så att gästerna känner att de är kvar på samma sida hela tiden.

RateManager

Rate Manager-modulen är ett innovativt molnbaserat kurshanteringssystem som förbättrar ditt hotells förmåga att sätta dynamiska och optimala priser. RateManager gör det enkelt för dig att automatisera prisjusteringarna för dina hotellrum och paket så ofta det behövs.

HotSoft PMS Online Check-In

Användandet av HotSoft PMS minimerar fysisk kontakt och maximerar social distansering genom att göra papperslös registrering och in- och utcheckning online möjlig.

Point of Sale

HotSoft POS är en enkel kassamodul som är utformad som en förlängning av HotSoft PMS. Den tar hand om de viktigaste uppgifterna som krävs för en hotell- eller konferensrestaurang, vilket ger dig möjlighet att hantera både ditt hotell och din restaurang i ett komplett PMS-system.

 

Vi implementerade också vårt automatiska dynamiska prissättningsverktyg – Rate Manager, för att förbättra Aghadoes ADR och TRevPAR. Rate Manager tillåter hotellägare att ta  kontroll över rumspriserna. Det ger också automatisk och kontinuerlig justering av hotellpriserna för att matcha den fluktuerande efterfrågan på marknaden.

Automatic Night-revisionen och distributionen av rapporter säkerställer att alla hotell som hanteras av Windward Management får motsvarande nyckelrapporter för varje webbplats. Det helt anpassningsbara HotSoft PMS-marknadssegmentet har också visat sig vara ett effektivt verktyg för Windward Management som de använder i hela sin grupp för att gå igenom marknadstrender, gästengagemang och tillfredsställelse. Det säkerställer likvärdighet i gruppen.

Fördelar

Hela projektet på Aghadoe Heights levererades framgångsrikt trots de utmaningar som pandemin förde med sig. Hoist Groups supportteam var till hands för att hjälpa till med alla frågor, vilket gjorde det möjligt för Aghadoe att fortsätta fungera smidigt under övergången och vara snabba med kundtjänst.

Partnerskapet mellan Hoist Group och Windward Management fortsätter att utvecklas och värderas av båda parter. Tack vare att HotSoft PMS är hjärtat i deras dagliga verksamhet och samlar in gästdata, kan Windward Management få värdefull insikt i deras gästers beteende och nivåer av nöjdhet.

Nu mer än någonsin, när hotellbranschen går in i en fas av återhämtning från pandemin, blir det extremt värdefullt att kunna fånga kunddata för att analysera bokningstrender, spåra kontakter och fatta beslut. Kärnan i detta är att ha rätt PMS för att ge relevant input, och det är därför Windward Management litar på HotSoft PMS.

"Supporten från Hoist Group i Kilkenny har varit fantastisk. Vi skulle se vårt förhållande med Hoist som ett partnerskap som har gått från styrka till styrka genom åren. De har varit otroligt stöttande under hela utvecklingen av Windward och gjorde ett utmärkt arbete under lockdown när vi ställde om till fjärrarbete. Vi  värderar supporten från Hoist högt och tycker att det är oerhört bra att deras irländska supportteam har direkt erfarenhet av att arbeta på hotell, därför förstår de de komplexa kraven i vår bransch."
Stephen Williams
Director of Sales & Marketing på Windward Management