Vad kan integrerade betalningar göra för dig? Så här kan ett integrerat system hjälpa hotellägare att ta kontroll och tillföra värde

 

Gästernas upplevelse är hotellbranschens grundpelare, och hotellbranschen har definierat sina affärsstrategier kring denna under hela sin utveckling. Men på senare tid har upplevelsen blivit ännu viktigare, och den utgör numera en särskiljande faktor inom hotellbranschen. Gästernas upplevelse, som en gång var begränsad till ett fåtal beröringspunkter, ligger nu i framkant under hela resan. Det finns en sak som definitivt har hjälpt hotellen att sätta gästerna främst när det gäller en förbättrad upplevelse, och det är att underlätta själva betalningen.

De gamla fristående betalningssystemen är långsamma och tidskrävande – inte bara för gästerna utan även för hotellägarna. De behöver hantera flera olika betalningsleverantörer och registrera varje kundtransaktion separat. Redovisningsprocessen är dessutom komplicerad, eftersom alla dessa transaktioner måste matchas för hand under avstämningsprocessen, vilket också kan leda till misstag.

Dessutom blir det väldigt svårt för hotellpersonalen att kräva in avgifter för tilläggstjänster som gästerna använder under sin vistelse, som spa- eller gymbesök. Personalen måste samla in och konsolidera alla fakturor från olika tjänsteleverantörer och sedan skicka dem till gästerna för betalning. Det kan bli ännu mer komplicerat om gästerna kommer i en grupp och vill dela upp sina räkningar. Dessutom kan transaktionsavgifter tillkomma om gästerna kommer från gränsöverskridande hotell. Och när det gäller gäster som har bokat rum men som inte dyker upp så måste hotellägarna stå för den ekonomiska förlusten, eftersom det inte finns någon möjlighet att ta ut förskottsbetalning.

Dagens hotellbransch håller på att spåra ur på många sätt och vis, när man ser på den stigande mängden arbete inom administration och redovisning. Det är inte så konstigt att tekniska framsteg har lett till lösningar på dessa problem för hotellbranschen, så att kunderna nu får en individpassad upplevelse. Dessa framsteg har uppmuntrat hotellägare att använda teknik som PMS och mobilappar för snabb betalning och högkvalitativ kundservice.

Hotellföretag som är verksamma över hela världen behöver få bättre kontroll över sina ekonomiska medel och ökad transparens i affärsprocessen. De vill kunna visa hotellets intäkts- och prestandadata i realtid. Hotell-PMS med integrerade betalningslösningar kan lösa detta problem och samtidigt övervinna de svårigheter som är förknippade med betalningsprocessen. Gästerna kan också snabbt betala sina räkningar och lämna hotellet med glatt sinne.

 

Vad är PMS –  Property Management Software?

Property management software (PMS) är ett centraliserat hotelladministreringssystem som hotellpersonalen kan använda till att utföra och hantera uppgifter som bokning, fakturering och betalning, in- och utcheckning, hantering av rummens priser, kundhantering, hushållning och underhållshantering och mycket annat. Property Management Software kan nås som lokalt PMS, moln-PMS och hybridmoln-PMS.

 

Ger integrering av PMS med betalning mervärde till hotellverksamheten?

 

Integrering av PMS med betalning ger en rad fördelar för hotellets drift och effektiviserar betalningsprocessen.

 

• Förbättra kassaflödet: PMS med integrerade betalningar ger en tydlig bild av verksamhetens kassaflöde och intäkter. Det visar även vilka lokala skatter och avgifter som hotellbranschen är skyldig att betala. Eftersom alla transaktioner kan spåras och ekonomiska detaljer finns till hands så kan hotellägare enklare fatta bättre affärsbeslut. Det leder till att hotellverksamheten gåt bättre, samtidigt som kassaflödet ökar.


• Minska risken för mänskliga fel:
Med ett manuellt faktureringssystem förblir risken hög att någon gör ett misstag. Ett litet fel vid inmatning av gästernas in- eller utcheckningsinformation kan leda till att gästerna faktureras felaktigt. Det kan leda till onödiga tvister mellan hotellpersonalen och gästerna.


• Optimera kundernas upplevelse:
Under sin vistelse på hotellet använder gästerna ibland tilläggstjänster som gym, spa, barer, transporter etc., som måste betalas separat. Ett integrerat PMS gör det möjligt för tjänsteleverantörer att fakturera och debitera alla dessa extrakostnader via ett enda gränssnitt. Eftersom kortuppgifterna förvaras säkert i receptionen så behöver inte gästerna besöka den hela tiden för att betala. Gästerna kan njuta av sin vistelse utan avbrott genom att betala alla avgifter på en gång.


• Betalning i valfri valuta:
Hotell lockar gäster och turister från hela världen, och ett PMS som stödjer betalning i flera valutor ger dem möjlighet att betala på det sätt som de föredrar. Gästerna uppskattar när hotell låter dem betala räkningen med sin egen valuta och slippa krånglet med att omvandla utländsk valuta till lokala valuta.


• Minska redovisningsarbetet:
Hotell som förlitar sig på manuella avstämningsmetoder kan förlora mycket tid på att para ihop betalningstransaktioner, vilket dessutom kan leda till redovisningsmisstag. Hotellägarnas dröm om en lönsam verksamhet kan förvandlas till en mardröm om avstämningsprocessen inte är korrekt och i stället innehåller massor av fel. Ett PMS-system med integrerade betalningar kan förenkla avstämningsprocessen eftersom alla transaktionsdetaljer uppdateras direkt i PMS-systemet. Det minskar redovisningsarbetet och undanröjer de ekonomiska avvikelserna på grund av felaktiga inmatningar.


• Molnbaserat PMS:
Molnbaserat PMS som kan nås var som helst och när som helst. Moln-PMS med integrerade betalningslösningar är flexibla nog att låta gästerna checka ut och betala var som helst på hotellet. Gästerna sparar tid och receptionspersonalens arbetsbelastning minskar.


• Höj nivån på gästernas engagemang:
Med all kundinformation på datorskärmen blir det enkelt för hotellpersonalen att driva lojalitetsprogram och räkna av rabattkuponger som kan lösas in via PMS-betalningssystemet.

Är det säkert att använda PMS med integrerade betalningslösningar?

Hotellägarna kan göra gästerna glada när de uppmuntrar dem att själva göra säkra onlinebetalningar. PMS med betalningslösningar som integrerats i en gateway behandlar betalningarna på en PCI-säker plattform. Detta följer efterlevnadregler från bl.a. Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) och Europay, MasterCard och Visa (EMV). För att säkerställa PCI DSS-efterlevnad med kortinnehavarens data implementerar organisationen nätsegmenterings- och segregationsteknik. Många hotell tillämpar en strategi med tokens för att minska omfattningen av PCI DSS, vilket minskar kostnaderna, arbetet och riskerna som PCI-efterlevnad kan medföra. Unika tokens används för säker lagring av gästernas kortuppgifter för tilläggsbetalningar. Kortuppgifterna förs aldrig in i hotellens nät med en integrerad lösning, så hotellcheferna behöver inte oroa sig för dataintrång. Införandet av tokens och rollbaserad åtkomstkontroll gör PMS-programvaran säkrare.

 

Slutsatser

I och med att kunderna ständigt efterfrågar nya betalningsmetoder och hotellbranschen hela tiden förändras så behöver hotellägare ett betalningssystem som fokuserar på gästernas behov. Detta kräver en sluten process som undanröjer alla oklarheter kring betalning och förbättrar gästens upplevelse. Ett PMS-system med mångsidiga betalningslösningar förenklar betalningsprocessen och tillför ett märkbart mervärde till hotellverksamheten. Med tanke på alla fördelarna och det faktum att hotell ständigt vill ge sina gäster en unik upplevelse så passar ett PMS med integrerade betalningslösningar perfekt för hotellägare som vill öka sina intäkter och förbättra kundlojaliteten.