Blogg: Forstå dine data

Det moderne hotells kompleksitet

Et moderne hotell er et komplisert sted. Det som utenfra virker som de enkleste handlinger, kan være bundet til avgjørelser gjort måneder eller til og med år tidligere. Selv om teknologien i seg selv virker komplisert, skal ikke teknologien bli årsaken til det kompliserte. Er vi på vei til å la historien gjenta seg?

Systemer og siloer

Selv de minste hoteller trenger teknologi av et eller annet slag. Grunnlaget ligger ofte i bookingsystemet, også kalt PMS. Uten å gå i detaljer, vil dette fremstå som kjernen i et hvert hotell. Oversikt over beholdning, gjestedata, inn- og utsjekk, romstatus, bookingopplysninger – alt dette sørger PMS-systemet å holde styr på.

Hotel Property Management Systems

I tillegg til PMS-systemet, kan det være en rekke andre systemer tilstede for å forbedre gjestens opphold eller øke effektiviteten. Systemer som CRS (Central Reservations System), CRM (Customer Relationship Management) og programvare rettet mot husøkonom-avdelingen fokuserer alle på gjesten og effektivitet. Husker du tiden da du sjekket inn på et hotell og resepsjonisten måtte lete gjennom arkivet for å finne nettopp din bestilling? Ikke den mest effektive måten å håndtere innsjekk på!

Nå har verden blitt en helt annen, og vi kan både registrere oss og sjekke inn på nett. Vi har mobile nøkler, superrask WiFi, interaktive TV-systemer og VoIP-telefoner. Alt med det formål å forbedre gjestens opphold, og kanskje også tilby dem noe de ikke kan finne andre steder.

Tidligere var det en enkel tilnærmingsmåte når det gjaldt å investere i disse systemene. Identifiser behovet for et system eller løsning, iverksett plan for å implementere det. Få på plass prosesser og rutiner, tren de ansatte til å bruke det og sett i gang. Og, det fungerte greit i mange år. Sånn delvis, i alle fall.

Med en slik tradisjonell tilnærming, endte vi jo opp med det vi kan kalle siloer. Hvert system eksisterer i sitt eget, lille øko-system, lukket for alt annet. Det var ikke systemenes feil at det ble sånn, men ofte var det måten vi valgte dem på som gjorde det. Vi analyserte produkter for å sikre at de var digitale løsninger med tilgjengelige grensesnitt og kunne tilbys i ulike formater. Det var imidlertid her kompleksiteten oppstod.

Dataspaghetti

Alle systemene jeg foreløpig har nevnt, har store mengder verdifulle data. Ikke bare sett ut fra sikkerhetsmessig standpunkt, som også er noe hoteller bør ta på alvor i disse dager, men også når det gjelder gjestens opplevelse og tilfredshet. Men med 15 til 20 ulike systemer som generer rapporter via separate grensesnitt i ulike formater, ender du rett og slett opp med dataspaghetti.

Data Spaghetti

Det er en tidkrevende og manuell prosess å gå gjennom rapportene for å sjekke alle dataene. I tillegg har man alltid faren for menneskelige feil, og plutselig har dataene mindre verdi enn de burde ha.

Den største ulempen er imidlertid at når du endelig får tid til å se over disse dataene, er de allerede utdaterte. Den største fordelen med data er tilgang i tilnærmet sanntid slik at man kan iverksette endringer snarest mulig. Å levere rene håndklær eller ekstra puter er ikke til hjelp når gjesten allerede har sjekket ut!

Det må ikke være sånn

Dashboard er ikke en ny idé, men de tilbyr en løsning på problemet. Et godt utformet dashboard kan presentere relevant informasjon basert på en rekke rapporter. Det er ikke hele løsningen, for det må mates data inn i dashboardet for at det skal kunne gi deg viktig informasjon, data fra alle dine systemer. Tidligere har vi snakket om nettopp denne utfordringen med data .

Ved å gå bort fra datasiloer og ulike systemer man må implementere med systemer med tredjepartsgrensesnitt, må vi unngå punktvise integrasjoner. Ved å bruke API-er, Application Programming Interfaces,får man et verktøysett som tillater ulike systemer å kommunisere og dele data. Først da får du en helhetlig oversikt via dashboardet, som setter sammen alle data fra de ulike hotellsystemene på ett og samme sted.

Hoist Dahboard

Den kanskje aller største fordelen er at man får tilgang til data i sanntid og dermed kan handle når det trengs mest. Analysene gjøres av en maskin, og eliminerer dermed sjansen for menneskelig feil. På denne måten kan du kontinuerlig analysere hotellet og ytelsene, som igjen lar de ansatte være mer fleksible og mer responsive til trender og muligheter så snart de viser seg.

Og ikke minst, ved bruk av teknologi for å få alle disse dataene synlig, så kan ledelsen gjøre noe av det viktigste – gjøre gjestene fornøyd!

null

Simon I’Anson Simon I’Anson er Chief Strategy Officer i Hoist Group, hvis hovedfokus er å finne riktig hjem til Hoist Groups mange teknologiske løsninger i noen av verdens beste hoteller. Med mer enn 15 års erfaring innen teknologi for hotellbransjen, deler han sin verdifull innsikt gjennom sine innlegg. På fritiden er han fan av mange sportsgrener, inkludert rugby og tennis, liker å tilbringe tid med sin familie og elsker musikk som best nytes med høyt volum. Les mer om han her- LinkedIn