Hva kan integrert betaling gjøre for deg? Hvordan hotelldrivere kan ta kontroll og forbedre opplevelsen med et integrert system

 

Gjesteopplevelse er kjernen i hotellbransjen, og gjennom hele utviklingen av bransjen har det definert forretningsstrategier. Men nylig har det blitt enda viktigere og fremstår avgjørende for hoteller. Gjesteopplevelsen var en gang i tiden begrenset til noen få berøringspunkter, men nå gjennomsyrer det hele reisen. Et av elementene som bidrar til å forbedre opplevelsen er å gjøre betaling enklere.

 

Det tradisjonelle og utdaterte, frittstående systemet for betaling er en langsom og tidkrevende opplevelse, ikke bare for gjestene men også for de som driver hotellet. De må forholde seg til fragmenterte betalingsleverandører og registrere transaksjoner til hver enkelt kunde separat. Regnskapsprosessen er vanskelig å håndtere da alle transaksjoner må avstemmes manuelt, noe som igjen kan føre til feil.

 

Det å ta betalt for tilleggstjenester som SPA, treningsrom og lignende som gjester benytter seg av har også vært en massiv oppgave for hotellets ansatte. De må samle inn og sammenstille regninger fra ulike tjenesteleverandører før de så kan sende det samlet til gjesten. Og skulle gjesten tilhøre en gruppe som vil dele opp regningen, blir det enda mer utfordrende. Dersom gjestene også kommer fra hoteller på tvers av grenser, kan det tilkomme et behandlingsgebyr. Ved gjester som ikke dukker opp må også hotellet dekke det økonomiske tapet selv siden det ikke er noen avsetning for forhåndsbetaling.

 

Betalingssystemet har tradisjonelt sett avsporet hotellvirksomheten på flere måter, fra administrasjon til regnskap. Det er ikke overraskende at teknologiske fremskritt har gjort at hotellbransjen har kunnet overkomme disse utfordringene og levere en personlig opplevelse til kundene. Fordelene av teknologien har oppmuntret hotelldrivere å innlemme teknologi som PMS og mobile apper for rask betaling og kundeservice av høy kvalitet.

 

Hotellvirksomheter som driver på verdensbasis trenger også bedre kontroll over egne midler og åpenhet i hele betalingsprosessen. De ønsker en forretningsmodell som er bærekraftig og motstandsdyktig. De ønsker tilgang i sanntid til hotellets inntekter og informasjon om hvordan hotellet yter. Å integrere hotellets PMS med betaling kan løse denne utfordringen, og la gjestene enkelt og raskt gjøre opp regningen og forlate hotellet med et smil om munnen.

 

Hva er PMS –  Property Management Software?

Property management software (PMS) er et sentralisert hotellsystem som gir hotellansatte mulighet til å utføre og håndtere en rekke oppgaver som bookinger, fakturering og betaling, inn- og utsjekk, prishåndtering, kundehåndtering, administrasjon av husøkonom- og vedlikeholdsavdeling og mer. PMS-programvare kan tilbys både som på stedet og som skybasert tjeneste, eventuelt en kombinert versjon.

 

Har integrert betaling noen verdi for hotellet?

 

Det å integrere betaling med hotellets PMS har en rekke fordeler til hotellets drift, og strømlinjeformer betalingsprosessen.

 

  • Bedre kontantstrøm: PMS med integrerte betalinger gir en klar oversikt over virksomhetens kontantstrøm og inntekter. Det gir også innsikt i lokale skatter og avgifter hotellet må betale. Når alle transaksjoner kan spores, og finansielle detaljer er lett tilgjengelig, kan hotelldrivere ta bedre beslutninger. På denne måten bidrar det til å forbedre hotellets drift og øke kontantstrømmen.

  • Reduser antall menneskelige feil: Med et manuelt basert faktureringssystem, har man alltid større risiko for manuelle feil. Bare en liten feil når det gjelder gjestens inn- eller utsjekksinformasjon kan hele regningen bli feil. Det kan igjen føre til unødvendige konfrontasjoner mellom ansatte og gjester.

  • Optimaliser kundeopplevelsen: I løpet av oppholdet velger av og til gjester å bruke andre tjenster, som gym, SPA, bar, transport etc., som de ønsker å belastes for separat. Et integrert PMS vil gjøre dette mulig gjennom ett og samme grensesnitt. Siden kortopplysningene er trygt forvart i resepsjonen, trenger ikke gjestene å komme innom for å betale til stadighet og kan nyte oppholdet uten videre forstyrrelser.

  • Betal i annen valuta:  Hoteller tiltrekker seg turister og gjester fra hele verden, og et PMS som støtter betaling med ulike valuta gir dem mulighet til å betale på ønsket måte. Gjestene setter pris på at hotellet gjør det mulig å betale i egen valuta, og ikke trenger å tenke på valutakursen for lokal valuta.

  • Reduser arbeidet for regnskap:  Hoteller som stoler på manuelle avstemninger bruker mer tid på å avstemme transaksjoner og det blir større rom for feil. Hotelleiers drøm om en lønnsom drift kan bli et mareritt om avstemningen ikke er korrekt. Med et PMS som har integrert betaling vil gjøre avstemningen enkel da alle detaljer blir oppdatert direkte i systemet. Det reduserer arbeidet på regnskapssiden og fjerner uregelmessigheter grunnet feil tastetrykk.

  • Skybasert:  Med skybasert PMS kan man få tilgang til når som helst, hvor som helst. Skybasert PMS integrert med betaling kan gi gjestene fleksibilitet til å sjekke ut og gjennomføre betalingen fra hvor som helst på hotellet. Det sparer gjestens tid og reduserer arbeidsmengden for resepsjonen.

  • Økt engasjement:  Med kundens informasjon tilgjengelig via dashboard, vil det være enklere for hotellansatte å promotere lojalitetsprogrammer og rabattkuponger som de kan bruke gjennom betalingsløsningen til PMS. .

 

Er det trygt å bruke et PMS med integrert betaling?

Hotelleiere kan gjøre gjestene mer fornøyde ved å oppfordre til å selv foreta betaling, sikkert på nett Et PMS med integrert betalingsgateway vil behandle betalingene gjennom en PCI-sikker plattform. Her følger man selvsagt alle regler i henhold til kortindustriens datasikkerhet og dets standarder, (PCI DSS) samt i henhold til Europay, MasterCard, og Visa (EMV). For å kunne oppfylle samsvar med PCI DSS og kortholders data, implementerer organisasjonen nettverkssegmentering og segregeringsteknikker. Mange hoteller tar i bruk tokenisering for å redusere omfange av PCI DSS- som igjen betyr å minimere kostnadene, innsatsen og risikoen som følger med PCI-samsvar. Tokenisering bruker unike tokens for å sikre gjestenes kortopplysninger på fil for tilleggsbetalinger. Kortopplysningene kommer aldri inn i hotellets nettverk med en integrert løsning, så hotelldrivere trenger ikke å bekymre seg for datainnbrudd. Tokenisering og rollebasert tilgangskontroll gjør PMS-programvare mer sikker.

 

Konklusjon

Med kundenes betalingspreferanser i stadig endring, og generelle trender i utvikling, trenger hotelleierne et betalingssystem med fokus på gjesten. Dette krever en lukket prosess som eliminerer alle uklarheter rundt betaling og også forbedrer gjesteopplevelsen. Et PMS-system som er betalingsagonistisk kan forenkle betalingsprosessen og støtte tanken om å levere større verdi til hotellbransjen. Tatt i betraktning alle fordeler, og at hoteller konkurrerer om å tilby en unik gjesteopplevelse, kan et PMS med integrert betaling fungere i hotellets interesse for å bidra til å generere inntekter og forbedre kundelojaliteten.