Aghadoe Heights

L’histoire de la migration du PMS d’un hôtel 5 étoiles durant la pandémie

L’Aghadoe Heights Hotel and Spa est un luxueux hôtel irlandais cinq étoiles, qui surplombe les spectaculaires lacs de Killarney, mondialement connus, et la magnifique chaîne de montagnes MacGillycuddy’s Reeks. Composé de 74 chambres et suites élégantes, l’Aghadoe offre des vues panoramiques époustouflantes, certaines avec balcon privé également.

Windward Management, une société de gestion hôtelière de premier plan, qui gère et exploite des hôtels pour le compte de leurs propriétaires. L’entreprise a décidé de renforcer sa relation avec le groupe Hoist et d’installer HotSoft PMS à Aghadoe Heights en 2020. Avec 11 de leurs hôtels utilisant déjà la technologie du groupe Hoist, le partenariat à Aghadoe n’était qu’une extension naturelle.

Aghadoe Heights

Exigences

Aghadoe Heights avait besoin d’un système d’exploitation hôtelier (PMS) qui s’interfacerait avec les systèmes existants tels que les systèmes de distribution (moteur de réservation, channel manager et logiciel de gestion des tarifs), les points de vente (pour les transferts chambres), les systèmes de spa, golf et centres de loisirs, le téléphone, les cartes de crédit, les serrures, le logiciel de gestion technique de bâtiments (BMS) et la comptabilité, comme par exemple Sage.

Windward Management utilise divers systèmes PMS dans son portefeuille immobilier et a toujours eu des commentaires positifs sur HotSoft PMS de Hoist Group en termes de facilité d’utilisation, de stabilité, de rapports et de support.

Stephen Williams, Directeur Commercial & Marketing chez Windward Management a commenté leur expérience de l’utilisation de HotSoft PMS : “Du point de vue du client, HotSoft PMS peut prendre en charge des arrangements de réservation complexes tels que les types de chambres et les configurations multiples (enfants, lits de bébé et niveaux d’âge), la nourriture et les boissons, le spa, le golf et les suppléments, ce qui n’est pas toujours possible avec d’autres systèmes.
Du point de vue des investissements, des mises à jour régulières permettent de prolonger la durée de vie de HotSoft PMS et d’éviter ainsi des coûts de remplacement importants à l’avenir”
.

 

HotSoft PMS

HotSoft PMS

Rate Manager

Rate Manager

 

 

Challenges

Pendant la pandémie COVID-19, Windward Management a mis à jour les systèmes PMS dans certains de ses hôtels, y compris la mise à jour de HotSoft PMS vers sa dernière version. Windward et Hoist Group ont tous deux une culture de sécurité et de transparence et n’ont pas connu de problèmes d’installation majeurs malgré la pandémie.

Stephen a fait la remarque suivante : “L’équipe Hoist était très consciente de nos protocoles de sécurité et les a toujours respectés. L’équipe a travaillé dur pour fournir le soutien nécessaire afin de faciliter le travail à distance et la mise à jour des exigences de rapport pour les gestionnaires et les propriétaires. Cela a permis à l’équipe d’Aghadoe de poursuivre les opérations régulières de manière efficace et sûre, en leur permettant d’être réactifs aux fluctuations des réservations”.

Stephen a complimenté l’équipe en disant :

“Le soutien de Hoist Group à Kilkenny a été formidable. Nous considérons notre relation avec Hoist comme un partenariat, qui n’a cessé de se renforcer au fil des ans. Ils ont été d’un grand soutien tout au long du développement de Windward et ont excellé pendant le confinement à la mise en place de nos équipes en travail à distance. Nous accordons une grande importance à l’assistance fournie par Hoist et nous trouvons extrêmement bénéfique que son équipe d’assistance irlandaise ait une expérience de première main du travail dans les hôtels, ce qui lui permet de comprendre les exigences complexes de notre secteur”.

 

Solution

Un bon PMS agit comme le chef d’orchestre dans un hôtel moderne et doit s’interfacer de manière transparente avec une myriade d’autres systèmes. En utilisant nos API ouvertes, nous avons intégré HotSoft PMS avec une multitude d’autres systèmes à l’Aghadoe. HotSoft PMS est livré avec une large gamme de modules qui sont puissants de manière autonome, mais encore mieux ensemble :

 

Spa

Le module Spa de HotSoft PMS est spécialement conçu pour répondre aux exigences complexes liées à la gestion d’un spa moderne. Comprenant tout ce que vous attendez d’un système de réservation de première classe dans un format flexible et facile à utiliser. Gérer les horaires des thérapeutes et des formateurs, la disponibilité des salles de soins et des points de vente.

Ventes & Marketing

Le module ventes & marketing simplifie et améliore à la fois la relation avec les clients et les ventes grâce à une gestion intégrée de l’activité ainsi que des e-mailings automatisés et planifiés pour vos clients. Le système de gestion des contacts de HotSoft PMS facilite également la mise à jour de votre base de données clients.

Property Owner

HotSoft PMS “Property Owner” est idéal pour les établissements en propriété partagée, en utilisant des fonctions de calcul de commissions payables aux propriétaires de chalets ou appartements. Il fournit également des statistiques de ventes et des rapports.

FrontOffice

Le module FrontOffice est la base de HotSoft PMS et dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer une entreprise hôtelière. Ce module vous permet de gérer les réservations, les données clients, vos finances, mais aussi la réservation de lits individuels ou alors campings.

Conférence

Le module conférence de HotSoft PMS vous permet de gérer facilement le planning, la réservation des différents lieux et les paiements. Il dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour exploiter un centre de conférence avec ou sans hôtel attenant.

Allotement

Le module Allotement de HotSoft PMS vous donne un aperçu des contrats de réservation avec vos partenaires et gère les réservations de chambres attribuées aux agences de voyage.

Multi-property

Le module HotSoft PMS « multi-property » est conçu pour les groupes et les chaînes hôtelières. Il vous fournit des fonctionnalités pour gérer les réservations centrales, la gestion des tarifs et les données clients entre vos hôtels. Il génère également de précieuses statistiques et rapports de groupe.

BackOffice

Planifiez votre travail, rationalisez les processus de travail et augmentez le niveau de service que vous fournissez à vos clients avec notre service de gestion des tâches dans le cloud. BackOffice offre un large éventail de fonctionnalités qui sont développées pour rationnaliser et simplifier le processus de travail.

HotSoft Online

HotSoft Online permet la réservation en ligne intégrée pour HotSoft – directement à partir de votre site Web. Le moteur de réservation a un design convivial qui peut être adapté pour faire en sorte que les clients se sentent sur le même site durant tout le processus

RateManager

HotSoft RateManager est un système innovant de gestion des tarifs basé dans le cloud, qui améliore la capacité de vos hôtels à fixer des prix dynamiques et optimaux. Le module permet aux hôteliers d’effectuer des ajustements automatisés aux tarifs de leurs chambres d’hôtel et de leurs forfaits aussi souvent que nécessaire.

HotSoft PMS Online Check-In

L’utilisation de HotSoft PMS minimise les contacts physiques et maximise la distanciation sociale en permettant le Check-In et le Check-Out en ligne.

Point of Sale

HotSoft PMS point de vente est un module de point de vente léger conçu comme une extension de HotSoft. Il s’occupe des tâches les plus importantes requises pour un hôtel ou un restaurant de conférence, vous donnant le pouvoir de gérer à la fois votre hôtel et votre restaurant dans un système complet de gestion.

 

Nous avons également déployé notre outil de pricing dynamique – Rate Manager, qui améliore le prix moyen et le TRevPAR d’Aghadoe. Rate Manager permet aux hôteliers de gérer et contrôler la tarification de ses chambres. Il permet également un ajustement automatique et continu des tarifs hôteliers pour répondre à la demande fluctuante du marché.

La clôture et la distribution de rapports automatiques garantissent que tous les hôtels gérés par Windward Management reçoivent les rapports clés pour chaque site. HotSoft PMS, entièrement personnalisable, s’est également révélée être un outil efficace pour Windward Management, qui l’utilise dans tout son groupe pour analyser les tendances du marché, l’engagement des clients et leur satisfaction.

Bénéfices

L’ensemble du projet à Aghadoe Heights a été mené à bien malgré les défis posés par la pandémie. L’équipe de support de Hoist Group était à disposition pour répondre à toutes leurs questions, ce qui a permis à Aghadoe de continuer à fonctionner sans problème pendant la transition et d’offrir un service client rapide.

Le partenariat entre Hoist Group et Windward Management continue d’évoluer et est apprécié par les deux parties. HotSoft PMS est au cœur de leurs opérations quotidiennes et permet à Windward Management d’accéder à des informations précieuses sur le comportement et le niveau de satisfaction de leurs clients.

Aujourd’hui plus que jamais, alors que le secteur de l’hôtellerie et de la restauration entre dans une phase de reprise, l’accès aux données clients devient extrêmement précieuse pour l’analyse des tendances en matière de réservation, de recherche de contacts et de prise de décision. Il est essentiel de disposer du bon PMS pour fournir des informations pertinentes, et c’est pourquoi Windward Management a fait confiance à HotSoft PMS.

"Le soutien de Hoist Group à Kilkenny a été formidable. Nous considérons notre relation avec Hoist comme un partenariat, qui n'a cessé de se renforcer au fil des ans. Ils ont été d'un grand soutien tout au long du développement de Windward et ont excellé pendant le confinement à la mise en place de nos équipes en travail à distance. Nous accordons une grande importance à l'assistance fournie par Hoist et nous trouvons extrêmement bénéfique que son équipe d'assistance irlandaise ait une expérience de première main du travail dans les hôtels, ce qui lui permet de comprendre les exigences complexes de notre secteur."
Stephen Williams
Directeur Commercial & Marketing chez Windward Management