Mitä integroidut maksut voivat tarjota sinulle? Miten hotellinpitäjät voivat parantaa hallintaa ja tuottaa lisäarvoa integroidun järjestelmän avulla

 

Vieraskokemus on hotellialan peruskivi, ja hotelliala on kautta aikojen määrittänyt liiketoimintastrategiansa sen mukaan. Viime aikoina siitä on tullut entistä tärkeämpi, ja se korostuu erottavana tekijänä hotellialalla. Vieraskokemus, joka oli aiemmin rajoitettu muutamaan kosketuspisteeseen, on nyt olennainen tekijä koko matkalla. Maksamisen helppous on yksi niistä alueista, jotka erityisesti auttoivat hotelleja asettamaan vieraansa etusijalle näiden kokemuksen parantamiseksi.

Vanha erillinen maksujärjestelmä on hidas ja aikaa vievä kokemus, ei vain vieraille, vaan myös hotellinomistajille. Heidän on toimittava erillisten maksupalveluntarjoajien kanssa ja kirjattava kunkin asiakkaan tapahtumat erikseen. Kirjanpitoprosessi on vaikea, koska nämä tapahtumat on täsmäytettävä manuaalisesti täsmäytysprosessin aikana, mikä voi johtaa myös virheisiin.

Lisäksi hotellivieraiden vierailunsa aikana käyttämien lisäpalveluiden, kuten kylpylän tai kuntosalin, aiheuttamat kustannukset ovat valtava tehtävä hotellin henkilökunnalle. Heidän on kerättävä ja yhdistettävä eri palveluntarjoajien laskut ja lähetettävä ne vieraille maksua varten. Se voi olla monimutkaisempaa, jos vieraat ovat ryhmänä ja haluavat jakaa laskunsa. Lisäksi jos vieraat ovat rajahotelleista, voidaan periä käsittelymaksu. Ennen kaikkea hotellinpitäjien on kärsittävä taloudelliset menetykset saapumatta jättäneistä vieraista, koska ennakkomaksua ei ole pidätetty.

Perinteinen maksujärjestelmä on vaikuttanut hotelliliiketoimintaan monin tavoin hallinnollisesta työstä kirjanpitoon. Ei ole yllättävää, että tekninen kehitys on saanut hotellialan hakemaan ratkaisua näiden haasteiden voittamiseen ja yksilöllisten kokemusten tarjoamiseen asiakkaille. Teknologian edut ovat rohkaisseet hotellin omistajia ottamaan käyttöön erilaisia teknologioita, kuten PMS-ohjelmiston ja mobiilisovelluksia nopeaan maksamiseen ja laadukkaaseen asiakaspalveluun.

Hotelliyritykset, jotka toimivat ympäri maailmaa, tarvitsevat varojensa parempaa hallintaa ja läpinäkyvyyttä liiketoimintaprosessissaan. He haluavat reaaliaikaista tietoa hotellin liikevaihdosta ja suorituskyvystä. Hotel PMS -järjestelmä integroidulla maksulla voi ratkaista tämän, ja sen avulla vältetään maksuprosessiin liittyvät monimutkaisuudet. Vieraat voivat myös maksaa laskunsa nopeasti ja lähteä hotellista tyytyväisinä.

 

Mikä Property Management Software on?

Property management software (PMS) on keskitetty hotellihallintajärjestelmä, jonka avulla hotellin henkilökunta voi hoitaa esimerkiksi varaukset, laskutuksen ja maksut, sisään-/uloskirjautumisen, huonehintojen hallinnan, asiakashallinnan, siivouksen hallinnan sekä paljon muuta. Property management software -ohjelmistoa voidaan käyttää paikan päällä toimivana PMS-järjestelmänä, pilvi-PMS-järjestelmänä ja hybridipilvi-PMS-järjestelmänä.

 

Tuottaako PMS-järjestelmän integrointi maksamiseen lisäarvoa hotelliliiketoiminnalle?

 

 

PMS-järjestelmän integrointi maksamiseen tarjoaa monia etuja hotellin toimintaan ja selkeyttää maksuprosessia.

 

• Kassavirran tehostaminen: PMS-järjestelmä integroitujen maksujen kanssa antaa selkeän kuvan liiketoiminnan kassavirrasta ja liikevaihdosta. Se kertoo myös paikallisista veroista ja maksuista, joita hotelliala on velvollinen maksamaan. Kun kaikki tapahtumat ovat jäljitettävissä ja taloustiedot saatavilla, hotellit voivat tehdä parempia liiketoimintapäätöksiä. Tämä tehostaa hotellin liiketoimintaa ja lisää kassavirtaa.


• Vähennä inhimillisiä virheitä:
Manuaalisessa laskutusjärjestelmässä virheiden riski on edelleen suuri. Pieni virhe vieraiden sisään- tai uloskirjautumistiedoissa voi aiheuttaa vieraiden väärän laskutuksen. Tämä voi aiheuttaa tarpeettomia erimielisyyksiä hotellin henkilöstön ja vieraiden välillä.


• Optimoi asiakaskokemus:
Hotellissa majoittuessaan vieraat käyttävät joskus lisäpalveluja, kuten kuntosalia, kylpylää, baareja, kuljetuksia jne., joista heidän on maksettava erikseen. Integroidun PMS:n avulla palveluntarjoajat voivat laskuttaa ja periä kaikki lisäkulut yhden käyttöliittymän kautta. Korttitiedot on tallennettu turvallisesti vastaanotossa, joten vieraiden ei tarvitse käydä siellä montaa kertaa maksamassa. Vieraat voivat nauttia vierailustaan ilman keskeytyksiä maksamalla kaikki maksut kerralla.


• Maksu missä tahansa valuutassa:
Hotellit houkuttelevat vieraita ja matkailijoita kaikkialta maailmasta. Maksuja usealla valuutalla tukeva PMS antaa asiakkaille mahdollisuuden maksaa haluamallaan tavalla. Vieraat arvostavat hotelleja, joissa he voivat maksaa laskun omassa valuutassaan ja välttää ulkomaan valuutan muuntamisen paikalliseksi valuutaksi.


• Vähennä kirjanpitotyötä:
Manuaalisiin täsmäytysmenetelmiin luottavat hotellit saattavat käyttää enemmän aikaa maksutapahtumien täsmäyttämiseen, ja tällöin myös kirjanpitovirheiden vaara on suurempi. Hotellinomistajien unelma kannattavasta hotelliliiketoiminnasta voi muuttua painajaiseksi, jos täsmäytysprosessi ei ole tarkka ja on täynnä virheitä. PMS-järjestelmä, johon on integroitu maksaminen, voi helpottaa täsmäytysprosessia, sillä kaikki tapahtumatiedot päivitetään suoraan PMS-järjestelmään. Se vähentää kirjanpitotyötä ja eliminoi virheellisten kirjausten aiheuttamat taloudelliset poikkeamat.


• Pilvipohjainen PMS:
Pilvipohjainen PMS on käytettävissä mistä ja milloin tahansa. Pilvipohjainen PMS integroiduilla maksutoiminnoilla antaa vieraille joustavan mahdollisuuden kirjautua ulos ja tehdä maksuja missä tahansa hotellin tiloissa. Se säästää vieraiden aikaa ja vähentää asiakaspalveluhenkilöstön työmäärää.


• Lisää vieraiden sitoutumista:
Kun kaikki asiakkaan tiedot ovat dashboard-näkymässä, hotellin henkilökunnan on helppo lähettää kanta-asiakastarjouksia ja alennuskuponkeja, jotka voi lunastaa PMS-maksujärjestelmän kautta.

 

Onko integroiduilla maksutoiminnoilla varustettua PMS-järjestelmää turvallista käyttää?

Hotellinomistajat voivat ilahduttaa vieraita rohkaisemalla heitä maksamaan turvallisesti verkossa ja henkilökohtaisesti. Maksuyhdyskäytävään integroitu PMS käsittelee maksut turvallisessa PCI-ympäristössä. Tämä noudattaa lakisääteisiä valtuuksia, kuten Payment Card Industry Data Security Standardia (PCI DSS) sekä Europay-, MasterCard- ja Visa (EMV) -vaatimustenmukaisuutta. Täyttääkseen PCI DSS -vaatimustenmukaisuuden kortinhaltijan tietojen suhteen organisaatio käyttää verkon segmentointi- ja erottelutekniikoita. Monissa hotelleissa käytetään tokenisointistrategiaa PCI DSS -kattavuuden vähentämiseksi, mikä tarkoittaa PCI-vaatimustenmukaisuuteen liittyvien kustannusten, työmäärien ja riskien minimoimista. Tokenisoinnissa käytetään ainutkertaisia tunnuksia vieraiden korttitietojen turvalliseen tallentamiseen arkistoon lisämaksuja varten. Korttitiedot eivät koskaan pääse hotellin verkkoon, jossa on integroitu ratkaisu, joten hotellinjohtajat voivat olla rauhallisin mielin eikä heidän tarvitse murehtia tietoturvaloukkauksista. Tokenisointi ja roolipohjainen käytönvalvonta tekevät PMS-ohjelmistosta turvallisemman.

 

Yhteenveto

Asiakkaiden jatkuvasti muuttuvien maksutapojen ja muuttuvien liiketoimintatrendien myötä hotellinomistajat tarvitsevat asiakaskeskeisen maksujärjestelmän. Se edellyttää suljettua prosessia, joka poistaa kaikki maksuun liittyvät epäselvyydet ja parantaa asiakaskokemusta. Maksut sisältävä PMS-järjestelmä voi yksinkertaistaa maksuprosessia ja tukea lisäarvon tuottamista hotellille. Ottaen huomioon kaikki edut ja sen, että hotellit kilpailevat ainutlaatuisesta asiakaskokemuksesta, PMS integroiduilla maksutoiminnoilla voi toimia hotellinomistajien edun mukaisesti ja auttaa luomaan tuloja ja parantamaan asiakasuskollisuutta.