Onnistuuko kokouspaikan varaus ilman puhelinta ja sähköpostia?

Olen löytänyt majoitus- ja matkailualaan liittyvän ongelmakohdan. Olemme nykyään tottuneet varaamaan kaikki palvelut verkossa, esim. lennot, hotellit, autonvuokrauksen jne. Jos epäröimme valinnan suhteen, voimme tukeutua nettiarvosteluihin. Uusinta uutta on, että voimme varata hotellihuoneen Instagramin kautta sovelluksesta poistumatta.

Yritin hiljattain varata kokoustilat täällä Ruotsissa itselleni ja kollegoilleni. Tarvitsimme kokoushuoneen, yöpymisen, kahvit, lounaan ja illallisen.

Olen työskennellyt hotellien varausjärjestelmien parissa vuosikausia ja varausten tekeminen kiinnostaa minua. Siksi päätinkin välttää puhelimen ja sähköpostin käyttöä ja tehdä varauksen verkossa. Se olikin helpommin sanottu kuin tehty.

Ensinnäkin, yllättävän monilla kokoussivustoilla ei ollut mahdollisuutta online-varauksen tekemiseen. Useimmilla sivustoilla oli jätettävä kysely.

Melkoisen etsinnän jälkeen löysin muutamia mahdollisia vaihtoehtoja. Mutta niistäkin suurimmassa osassa oli mahdollista varata verkossa vain hotellihuoneet tai kokoustilat, ei molempia. Lisäksi oli yllättävän vaikea löytää vapaana olevia tiloja.

Oletan, että suurinta osaa näistä sivustoista ei ole integroitu hotellin/tapahtumapaikan varausjärjestelmään, ja että kokoustilojen saatavuuden päivittäminen manuaalisesti on vielä työläämpää kuin saatavien huoneiden tietojen päivitys. Voitko kuvitella tilanteen, jossa jakelukanavien hallintaohjelma ei olisi integroitu varausjärjestelmäänne?

Niinpä kysyin itseltäni: miksei kokous- ja konferenssiteknologia ole edistynyt pidemmälle?

Olen hyvin tietoinen kokous- ja tapahtumavarauksien monimutkaisuudesta ja ymmärrän, että hotellit eivät voi jättää kaikkea “online-varaajan” tehtäväksi. Olen kuitenkin varma siitä, että varausjärjestelmien tarjoajat voisivat kehittää suhteellisen helposti järjestelmiään siten, että suurin osa kokouksista (sekä päivävaraukset että yöpymisen sisältävät) voitaisiin varata verkossa samaan tapaan kuin hotellihuoneet.

Kuinka suuren osan kokouskapasiteetistasi olisit valmis vapauttamaan online-varauksia varten?

Hotellit voisivat mielestäni kasvattaa kokoustulojaan huomattavasti sekä säästää aikaa ja rahaa tarjoamalla kokoustilansa online-varausjärjestelmän kautta kokousten järjestäjille sopivina pakettitarjouksina.

Pål Sjögren – myynti- & tuotepäällikkö, PMS

Lue lisää Pålin ajatuksista hänen Pikasisäänkirjautuminen -artikkelistaan