Kære brugere af HotSoft

I disse Corona tider har vi oplevet efterspørgsel på informationer om hhv. lukning af salg i en periode samt oversigt over afbestillinger. Begge dele beskrives herunder.

Afbestillingsrapport

I HotSoft findes en indbygget rapport som kan vise afbestillinger foretaget i en given periode. Hvis ikke I allerede har rapporten aktiveret i HotSoft gøres dette ved først at åbne ”Udskrifter” (F12). Find dernæst det faneblad, hvor du ønsker rapporten placeret og klik så på ”Tillæg” for at tilføje en ny HotSoft standardrapport på den valgte fane.

Vinduet ”Ny: Udskrift” vises. Find rapporten ”Reservationer: Afbestilt” (HR006-01) på listen. Rapporterne kan have lidt forskellige navne afhængig af softwareversion og sprogindstillinger. Brug derfor rapportnummeret til højre for hvert rapportnavn til at sikre at I vælger den rigtige rapport. Rapportens nummer er HR006-01. Sorter evt. valgmulighederne ved at klikke på kolonneoverskrift navn/nummer.

Dobbeltklik på rapporten for at markere (flueben) og tryk ”Gem”. Rapporten findes nu på det valgte faneblad.

Marker rapporten og tryk på ”Udskriv”, hvorefter vinduet ”Udskrift” åbnes.

Rapporten kan udskrive jeres afbestillinger baseret på ankomst-/afrejsedato eller annulleringsdato. I denne situation vil man typisk vælge afbestillingsdato.

Vælg dernæst datoer for, hvornår afbestillingerne er foretaget. Rapporten viser alle afbestillinger i den valgte periode, medmindre der er foretaget afgrænsninger med de nederste tre valgmuligheder.

Rapporten er nu klar til udskrift eller e-mail. Tryk OK.

Hvordan lukker jeg for bookinger på hotellet i en periode?

De fleste af vores kunder har integration med onlinesalg, som det kan være nødvendigt at lukke for.

Lukning sker med funktionen ”Restriktioner” som findes på fanen vedligeholdelse.

I vinduet ”Restriktioner” vises en liste over restriktioner i den valgte periode i søgelinjen.

Klik på ”Ny” for at tilføje en ny restriktion.

Restriktionstype (”Stop salg – Alle resv. …”) skal ikke ændres.

Forskellige onlineintegrationer giver mulighed for forskellige andre restriktioner til delvise lukninger. Spørg os hvis interesserede i andre restriktionstyper.

Beskrivelse udfyldes man internt ved hvorfor der er restriktioner på en given dag.

Start Dato for restriktionsperiode (inkl. i perioden)
Slut Dato for restriktionsperiode (inkl. i perioden)
Lokal/Web benyttes til at angive hvor restriktionen gælder.

”Web” sætter restriktioner på alle online integrationer (HotSoft Online, SiteMinder, Best Western, Booking.com, Travelclick, Yieldplanet, osv.). ”Lokal” sætter restriktioner på brugere af HotSoft.

Prisniveau kan efterlades blank.

Feltet giver mulighed for at gruppere sine priskode og dermed lave lukninger som kun gælder for en bestemt gruppe af priskoder. Kontakt os, hvis det er relevant for jer.

Værelsestype vælges kun, hvis lukningen gælder en specifik værelsestype.

Protokol giver mulighed for at lukke for en specifik online integration (protokol).

Dette kan f.eks. være i tilfælde, hvor man ønsker at lukke alt undtagen egne bookinger med HotSoft Online på egen hjemmeside.

Når en restriktion er oprettet, vises den på oversigten over restriktioner med én linje for hver enkelt dag i perioden. Ved lukning af vinduet ”Restriktioner” synkroniseres restriktioner automatisk med alle online integrationer. For en sikkerheds skyld kan en manuel synkronisering også foretages.

Vælg ”Synkronisere” under fanebladet vedligeholdelse.

Vinduet ”CRS: Synkronisering” åbnes.

Synk. Restriktioner er automatisk sat til en standardperiode på det kommende 1½ år. Klik på ”Synk.” ud for punktet og vent et øjeblik. Ved korrekt afslutning af synkronisering vises et grønt flueben, hvorefter du kan lukke vinduet. Kontakt supporten, hvis et rødt kryds vises.