Hvad kan integrerede betalinger gøre for dig? Sådan kan hotelejere tage styringen og tilføre værdi med et integreret system

 

Gæsteoplevelsen er hotelbranchens fundament, og hotelbranchen har gennem hele sin udvikling defineret sine forretningsstrategier omkring netop det. Men på det seneste er det blevet endnu vigtigere og viser sig at være en differentiator for hoteller. Gæsteoplevelsen, der engang var begrænset til nogle få touchpoints, er nu spydspids på hele rejsen. Et område, der især har hjulpet hoteller med at sætte deres gæster forrest for at forbedre deres oplevelse, er, hvor nemt det er at betale.

 

Det gamle, enkeltstående system til betaling er en langsom og tidskrævende oplevelse, ikke kun for gæster, men også for hotelejere. De skal håndtere fragmenterede betalingsudbydere og registrere hver enkelt kundes transaktioner separat. Regnskabsprocessen er vanskelig, da de skal matche disse transaktioner manuelt under afstemningsprocessen, hvilket også kan medføre fejl.

Derudover er det også en stor opgave for hotellets personale at få refunderet udgifter til ekstra serviceydelser som spa eller fitness, som gæsterne benytter under deres ophold. De skal indsamle og konsolidere alle fakturaer fra forskellige tjenesteudbydere og derefter sende dem til gæsterne til betaling. Det kan blive mere kompliceret, hvis gæsterne er i en gruppe og ønsker at dele deres regninger op. Derudover kan der, hvis gæsterne kommer fra hoteller på den anden side af landegrænser, blive pålagt et ekspeditionsgebyr. Oven i det hele skal hotelejere i tilfælde af no-show-gæster bære det økonomiske tab, da der ikke er mulighed for at betale på forhånd.

Fra administration til bogføring har det traditionelle betalingssystem afsporet hotelbranchen på mange måder. Ikke overraskende har den teknologiske udvikling ført til, at hotelbranchen har overvundet disse udfordringer og leverer en skræddersyet oplevelse til kunderne. Fordelene ved teknologi har tilskyndet hotelejere til at inkorporere systemer som PMS og mobilapps til hurtig betaling og førsteklasses kundeservice.

Hoteller, der opererer over hele verden, har brug for bedre kontrol over deres midler og gennemsigtighed i forretningsprocessen. De vil have adgang til hotellets omsætnings- og ydelsesdata i realtid. Hotellets PMS, der er integreret med betaling, kan løse dette og overvinde de kompleksiteter, der er forbundet med betalingsprocessen. Gæsterne kan også hurtigt betale deres regninger og være glade, når de forlader hotellet.

 

Hvad er PMS –  Property Management Software?

Property management software (PMS) er et centralt hoteladministrationssystem, der giver hotellets medarbejdere mulighed for at udføre og administrere forskellige opgaver, såsom reservationer, fakturering og betaling, check ind- og udcheckning, administration af værelsestakst, kundeadministration, rengøring og vedligeholdelse samt meget mere. Property Management Software kan tilgås som lokal PMS, cloud PMS og hybrid cloud PMS.

 

Tilfører PMS integreret med betaling værdi til hotelvirksomheden?

 

Integration af PMS med betaling giver en række fordele for hotellets drift og strømliner betalingsprocessen.

 

    • Forøg likviditeten: PMS med integrerede betalinger giver et klart overblik over virksomhedens cashflow og omsætning. Det giver endda indsigt i de lokale skatter og afgifter, som hotelbranchen skal betale. Med alle transaktionerne sporbare og økonomiske detaljer lige ved hånden kan hotelejere træffe bedre forretningsbeslutninger. Det vil i sidste ende booste hotellet og øge likviditeten..

    • Reducer menneskelige fejl: Med et manuelt faktureringssystem er risikoen for fejl stadig høj. En lille fejl i indtastningen af gæsternes ind- og udcheckningsoplysninger kan medføre forkert fakturering af gæster. Det kan forårsage unødvendige tvister mellem hotellets personale og gæster.

    • Optimer kundeoplevelsen: Under deres ophold på hotellet benytter gæsterne nogle gange supplerende serviceydelser som f.eks. fitnesscenter, spa, barer, transport osv., som de skal betale særskilt for. Integreret PMS giver serviceudbydere mulighed for at fakturere og opkræve alle ekstraudgifter via en enkelt grænseflade. Da kortoplysningerne opbevares sikkert i receptionen, behøver gæsterne ikke at opsøge den ofte for at foretage betalinger. Gæsterne kan nyde deres ophold uden afbrydelser ved at betale alle gebyrer på én gang.

    • Betaling i hvilken som helst valuta:  Under deres ophold på hotellet benytter gæsterne nogle gange supplerende serviceydelser som f.eks. fitnesscenter, spa, barer, transport osv., som de skal betale særskilt for. Integreret PMS giver serviceudbydere mulighed for at fakturere og opkræve alle ekstraudgifter via en enkelt grænseflade. Da kortoplysningerne opbevares sikkert i receptionen, behøver gæsterne ikke at opsøge den ofte for at foretage betalinger. Gæsterne kan nyde deres ophold uden afbrydelser ved at betale alle gebyrer på én gang.

  • Reducer bogføringsarbejdet:  Hoteller, der er afhængige af manuelle afstemningsmetoder, kan bruge mere tid på at matche betalingstransaktioner og give plads til regnskabsfejl. Hotelejeres drøm om et lønsomt hotel kan vendes til et mareridt, hvis afstemningsprocessen ikke er nøjagtig og fuld af fejl. Et PMS-system integreret med betaling kan gøre afstemningsprocessen nem, da alle transaktionsdetaljer opdateres direkte i PMS-systemet. Det reducerer regnskabsarbejdet og eliminerer de økonomiske uoverensstemmelser, der skyldes forkerte posteringer.

  • Cloudbaseret PMS: Cloudbaseret PMS kan tilgås hvor som helst og når som helst. Cloud PMS integreret med betaling kan give gæsterne fleksibilitet til at checke ud og foretage betalinger fra et hvilket som helst sted i hotellet. Det sparer tid for gæsterne og reducerer arbejdsbyrden for personalet i receptionen.

  • Øg gæsternes engagement:  Med alle kundernes oplysninger på dashboardet bliver det nemt for hotellets medarbejdere at fremme loyalitetsprogrammer og rabatkuponer, som kan indløses via PMS-betalingssystemet.

 

Er det sikkert at bruge PMS integreret med betaling?

Hotelejere kan gøre gæsterne glade, når de opfordrer dem til at betale sikkert online og personligt. PMS, der er integreret med en betalingsgateway, behandler betalingerne på en sikker PCI-platform. Dette følger lovgivningsmæssige krav såsom overholdelse af Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) og Europay, MasterCard og Visa (EMV). For at sikre PCI DSS-overensstemmelse med kortholderdata implementerer organisationen netværkssegmentering og adskillelsesteknikker. Mange hoteller indfører en tokeniseringsstrategi for at reducere omfanget af PCI DSS, hvilket betyder minimering af omkostninger, indsatser og risici, der følger med overholdelse af PCI. Tokenisering benytter unikke tokens til sikker opbevaring af gæstekortoplysninger til brug for yderligere betalinger. Kortdataene kommer aldrig ind i hotellernes netværk med en integreret løsning, så hotelledelsen behøver ikke bekymre sig om brud på datasikkerheden og kan have ro i sindet. Tokenisering og rollebaseret adgangskontrol gør PMS-softwaren mere sikker.

 

Konklusion

Med de stadigt skiftende kundepræferencer og forretningstendenser under udvikling har hotelejere brug for et betalingssystem, der er gæstecentreret. Det kræver en lukket proces, der eliminerer alle uklarheder omkring betaling og forbedrer gæsternes oplevelse. Et PMS-system, der er betalingsagonistisk, kan forenkle betalingsprocessen og understøtte ideen om at levere større værdi til hotelvirksomheden. I betragtning af alle fordelene og hoteller, der konkurrerer om en unik gæsteoplevelse, kan PMS, der er integreret med betaling, fungere i hotelejernes bedste interesse for at hjælpe med at generere indtægter og forbedre loyaliteten.