BackOffice Software für Hotels
Die Housekeeping App mit Cloud Service
Mit unserem patentierten Cloud Service für die Aufgabenverwaltung im Bereich Housekeeping planen und straffen Sie Ihre Arbeit. Sie vereinfachen Ihre Arbeitsabläufe und arbeiten somit schneller und effizienter. Sie können die Housekeeping Software per Desktop PC und als App auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets nutzen. Zudem entscheiden Sie selbst, welche Funktionen unserer Back Office Software Serviator Ihr Haus benötigt.
Serviator erhöht die Servicequalität für Ihre Gäste
Mit der Housekeeping App erhält das Personal an der Rezeption Zugang zu minutengenauen Informationen bezüglich der Zimmerreinigung. Die Mitarbeiter wissen somit jederzeit, wann ein Zimmer voraussichtlich bezugsfertig ist. Sie können Gästen, die vorzeitig einchecken möchten, nun eine genaue Auskunft darüber geben. Darüber hinaus können Sie mithilfe der BackOffice Software das Reinigungspersonal problemlos beauftragen, ein bestimmtes Zimmer priorisiert zu behandeln.
Einfache Bedienung der Software-Oberfläche
Bei der (Weiter)Entwicklung von Serviator haben wir stets die Anwenderfreundlichkeit im Blick.
Die Benutzeroberfläche von Serviator basiert auf Symbolen. Ihre Handhabung ist daher schnell zu erlernen und leicht zu bedienen. Unsere Housekeeping und BackOffice Software unterstützt 20 Sprachen, so dass jeder Mitarbeiter innerhalb eines Hotels seine eigene Spracheinstellung wählen kann.
Vorteile der BackOffice & Housekeeping Software
BackOffice in der Cloud – für die einfache Nutzung
Wir bieten Serviator als Cloud-Lösung an, so dass Sie keinen lokalen Server in Ihrem Hotel zur Verfügung stellen müssen. Alles was Sie benötigen ist eine Internetverbindung.
Wie kann Serviator die Arbeit in Ihrem Hotel vereinfachen?
Zu unseren Kunden zählen Häuser in allen Hotelkategorien und Hotelgrößen. Um den spezifischen Anforderungen jedes einzelnen Kunden gerecht zu werden, passen wir Serviator hinsichtlich seiner Features und bei der Konfiguration (Nutzern, Zimmern, etc.) individuell an Ihre Bedürfnisse an.
Nachfolgend finden Sie eine Liste der Funktionen, die die BackOffice Software derzeit bereitstellt:
Reinigung
Ein Tool, das dem Reinigungspersonal alle ihm zugewiesenen Zimmer sowie alle allgemeinen Reinigungsaufgaben anzeigt. Mitarbeiter könnten festgestellte Mängel umgehend melden und Zimmer als gereinigt markieren. Der aktualisierte Zimmerstatus wird in Echtzeit an das Property Management System (Ihre Hotel- und Buchungssoftware) übermittelt.
Wartung
Eine Funktion die Ihre Hausverwaltung dabei unterstützt, einen Überblick über eingegangene Fehlerberichte und aktuelle Wartungsaufträge zu bewahren. Zudem erhalten Sie Kenntnis darüber welche Ausstattung im gesamten Gebäude zur Verfügung steht.
Rezeption
Geben Sie Ihren Rezeptionsmitarbeitern Zugang zu wichtigen Informationen – wie etwa dem Zimmerstatus. Fehlermeldungen und weitere Aufgaben können schnell und bequem angelegt werden. Beispielsweise Kundenwünsche zur Reinigung, VIP Anfragen, Zimmerservice, Fundbüro und vieles mehr.
Zimmerübersicht
Gewähren Sie allen Abteilungen einen genauen Einblick in die Anzahl ungereinigter Zimmer, aktiver Aufgaben und detaillierter Informationen.
Checklisten
Erstellen Sie Ihre eigenen Checklisten für unterschiedliche Bereiche. Geben Sie neuen Mitarbeitern eine Aufstellung an die Hand die veranschaulicht was erledigt werden muss und wie ein gereinigtes Zimmer aussehen sollte. Nutzen Sie diese Listen bei Sicherheits- und Qualitätskontrollen und greifen Sie auf Statistiken zu, um das hohe Qualitätsniveau Ihrer angebotenen Serviceleistungen aufrecht zu erhalten.
Fundsachen
Hinterlegen Sie vergessene Gegenstände und generieren Sie Referenznummern zur Nachverfolgung. So können Sie zum Beispiel überprüfen, ob der Gegenstand zurückgegeben wurde oder ob die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.
Hotelspezifisches Tool
Verwenden Sie diese Funktion für jeden beliebigen Zweck, Wunsch oder Bedarf in Ihrem Haus, wie bspw. für Ihre Technik oder Ihre Konferenzabteilung. Ihre Basisfunktionen umfassen das Erstellen, Zuweisen, Initiieren und Beenden von Aufgaben.
Minibar
Erhalten Sie vollständig Kontrolle über den Minibar-Konsum und den Refill Status. Das Reinigungspersonal hat jederzeit Einsicht, welche Artikel pro Zimmer aufgefüllt werden müssen. Der Verbrauch kann, durch die Anbindung an die Hotel- und Buchungssoftware, direkt auf die Zimmerrechnung gebucht werden.
Berichte & Statistiken
Vergleichen Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Ihrer Planung und verfolgen Sie welche Aufgaben, zu welchem Zeitpunkt erledigt worden sind. Behalten Sie Ihren Ressourcenverbrauch im Blick und erstellen Sie Auswertungen, zur unterstützenden Planung zukünftiger Investitionen.
Zimmerservice
Eine einfache Möglichkeit für alle Abteilungen Aufgaben für den Zimmerservice anzulegen. So können beispielsweise Anfragen an der Rezeption direkt und ohne Umwege an den verantwortlichen Bereich übergeben werden.
VIP
Stellen Sie sicher, dass das Reinigungspersonal alle detaillierten Informationen für die Vorbereitung und Ausstattung eines Zimmers für einen VIP Gast erhält und umsetzt.
Zimmer- und Aufgabenverteilung
Unterstützt das Housekeeping Management bei der unmittelbaren Zu- und Verteilung von Aufgaben, auf Basis der geschätzten Bearbeitungsdauer sowie der Anzahl verfügbarer Mitarbeiter. Im Notfall können dringende Aufgaben sofort zugewiesen werden.
Allgemeine Reinigung
Dieser Bereich umfasst alle Reinigungsaufgaben die die Standardreinigung verlassener und belegter Zimmer betreffen, wie bspw. Staubwischen hinter der Minibar, Fensterreinigung, Abflussreinigung etc.
Kommunikation
Versenden Sie Nachrichten schnell und einfach an einen Kollegen, eine Abteilung oder an das gesamte Hotel. Generieren Sie automatische Mitteilungen für häufig versendete Informationen. Ebenso können Sie gewünschte Mitteilungsbenachrichtigung, per SMS oder E-Mail, erhalten.
Bettwäsche
Reduzieren Sie Ihre Kosten, indem Sie Ihren Vorrat an gemieteter Bettwäsche regelmäßig prüfen und planen. Sie können einsehen, ob Sie über genügend Bettwäsche für die kommenden Tage verfügen und wann Sie welche Menge nachbestellen müssen.
Inventar
Gewinnen Sie einen Überblick über Ihr Inventar und vereinfachen Sie den Prozess der Bestandsaufnahme, die Verwaltung der Fehlermeldungen und der zukünftigen Einkäufe.
Parkservice
Vereinfachen Sie die Kommunikation zwischen der Rezeption und dem Parkservice, der sich um die Unterbringung und Rückgabe der Fahrzeuge Ihrer Gäste kümmert.
Für wen lohnt sich die BackOffice Software?
Serviator verfügt über spezielle Features zur Unterstützung jedes Aufgabenbereichs in Ihrem Hotel und ermöglicht so Aufgabenmanagement für alle Angestellten – nicht nur im Housekeeping. Dabei entsteht, durch die schnelle und einfache Möglichkeit des Informationsaustausches, eine abteilungsübergreifende Vernetzung zwischen Ihren Angestellten - in Echtzeit.
Housekeeping und Reinigungspersonal
Das Housekeeping- und Reinigungspersonal erhält eine detaillierte Liste aller zugewiesenen Zimmer sowie aller übertragenen Aufgaben
- Erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Reinigungsstatus im gesamten Hotel.
- Das Housekeeping kann, auf Basis der geschätzten Bearbeitungsdauer sowie der Anzahl verfügbarer Mitarbeiter, Aufgaben zu- und verteilen.
- Erhalten Sie eine personalisierte Liste aller zugeordneten Zimmer und Aufgaben.
- Erstellen und Delegieren Sie dringende Aufgaben und erhalten Sie eine Bestätigung, sobald diese erledigt sind.
- Minimieren Sie die Anzahl handgeschriebener Notizen, gedruckter Listen und interner Anrufe.
Rezeption
Die Rezeption erhält unter anderem einen Überblick über Reinigungsstatus, Stör- und Fehlermeldungen, VIP Aufgaben sowie Fundsachen.
- Sehen Sie jederzeit den korrekten und aktuellen Zimmerstatus in Ihrem Property Management System. Jede eingetragene Meldung zu einem Hotelzimmer in Serviator wird in Echtzeit aktualisiert.
- Erstellen Sie Fehlermeldungen und Wartungsaufträgen oder spezifische Aufgaben für andere Abteilungen.
- Versenden Sie Nachrichten an alle Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich aufhalten.
Wartung & Technik
Dieser Bereich erhält einen Überblick über alle anfallenden Aufgaben sowie deren Prioritätsstatus.
- Alle Aufgaben werden zentral gelistet.
- Behalten Sie einen 7-tägigen Überblick über anstehende Aufträge.
- Planen und terminieren Sie wiederkehrende Aufgaben.
- Erhalten Sie eine aktuelle Übersicht über Ihren (Lager-) Bestand.
Management
Das Management kann die Entwicklung des Tagesgeschäfts jederzeit und von jedem Ort verfolgen.
- Erhalten Sie Zugang zu Berichten und Statistiken, zur Optimierung der Ressourcennutzung im Hotel.
- Vergleichen Sie den Arbeitsfortschritt von Aufgaben mit Ihrer Planung.
- Erstellen und delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter und erhalten Sie eine Bestätigung, sobald diese erledigt sind.
Einfacher Zugriff über die Cloud
Cloud Service
Serviator ist ein Cloud Service, auf den Sie über das Internet zugreifen können. Wir sorgen für den Betrieb, das Backup und die Wartung der Software. Ihre gesamten Daten sind in unserem Hosting Center sicher gespeichert, wodurch Sie keinen lokalen Server in Ihrem Hotel benötigen. Alles was Sie für die Nutzung der Housekeeping Software brauchen, ist eine stabile Internetverbindung.
Anbindung an das PMS
Durch eine Zwei-Wege-Schnittstelle, zwischen Serviator und dem Property Management System, können Informationen einfach und schnell zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden. Ein Zimmerupdate in Serviator wird automatisch an das Property Management System übermittelt. Wird beispielsweise ein Minibar-Verbrauch eingetragen, erscheint dieser automatisch auf der Zimmerrechnung des Gastes.
Neue smartere Version von Serviator jetzt erhältlich
Basierend auf dem Feedback von Serviator Kunden haben wir die neue Version um eine smartere Schnittstelle erweitert und insgesamt 19 neue Funktionen hinzugefügt. Man kann den Unterschied sofort erkennen. Es ist benutzerfreundlicher und übersichtlicher.
Hier einige Beispiele für die neuen Funktionen:
- Eine neue Einstellung, die es externen Serviator-Benutzern wie IT-Unternehmen und Auftragnehmern ermöglicht, Aufgaben anzuzeigen, die ihnen zugewiesen sind.
- Eine zusätzliche Spalte wurde der Aufgabenübersichtsliste hinzugefügt, die weitere Informationen zu jeder Aufgabe enthält.
- Serviator reagiert nun besser auf verschiedene Geräte wie Tablets und Smartphones.
- Der Wäschewechsel kann nun je nach Raumtyp erfolgen, so dass eingestellt werden kann, wie oft die Wäsche gewechselt werden soll, z.B. Suite vs. Budgetraum.
- E-Mails, die bei der Aufgabenverteilung versendet werden, wurden um weitere Informationen erweitert, so dass die Empfänger immer genau nachvollziehen können, was ihre Aufgabe ist und wann sie diese erledigen müssen.